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A medida que nos hemos ido acostumbrando a la comodidad que ha supuesto el auge de la tecnología de firma electrónica, muchos se han sentido frustrados con el proceso tradicional de notarización en persona y en papel. Pero ahora, gracias a la tecnología de notarización remota en línea (RON), la notarización está experimentando su propia actualización digital.
Además de hacer más eficiente el negocio y mejorar la experiencia del cliente, la notarización de documentos con la ayuda de un notario remoto en línea ayuda a mitigar el riesgo y el fraude a lo largo del proceso de notarización. Muchos estados ya han adoptado la legislación RON, y la tendencia no ha hecho sino acelerarse desde que muchas personas se vieron obligadas a trabajar a distancia durante la pandemia y han seguido haciéndolo.
RON es el proceso de notarización de un documento a distancia mediante el uso de la firma electrónica, la verificación de identidad, la comunicación audiovisual y las tecnologías de registro y diario notarial electrónico. Estas tecnologías permiten a los notarios certificar de forma segura, ahorrando tiempo y desplazamientos a ellos mismos y a las partes implicadas. En lugar de reunirse en un lugar físico para firmar un documento en papel, el notario y el firmante pueden realizar un acto notarial en sus dispositivos desde cualquier lugar en el que se encuentren, siempre que la legislación de su estado lo permita.
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En caso de fallecimiento o declaración de incompetencia de un notario público actual o anterior, el representante personal o tutor del notario público o una persona que a sabiendas esté en posesión del diario del notario público deberá entregarlo en un plazo de 30 días a la oficina del registrador de escrituras del condado donde el notario público mantuvo su última oficina.
En caso de fallecimiento o declaración de incompetencia de un notario público, el representante personal o tutor del notario público o cualquier persona que a sabiendas esté en posesión del dispositivo de sellado deberá inutilizarlo destruyéndolo, desfigurándolo, dañándolo, borrándolo o asegurándolo contra su uso de forma que quede inutilizado.
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Muchas oficinas del secretario/registrador del condado están cerradas al público; sin embargo, algunas todavía aceptan presentaciones por correo. Póngase en contacto con la oficina del secretario/registrador de su condado para ver si están aceptando presentaciones de juramento notarial por correo. Si es así, las instrucciones están incluidas en su paquete de comisión.
El Secretario de Estado no tomará acción contra un notario por tener anotaciones en su diario notarial durante este estado de emergencia siempre y cuando el notario esté cumpliendo con sus deberes notariales.
Los notarios públicos de nuevo nombramiento que han recibido un nuevo paquete de comisión deben presentar su juramento de cargo y fianza con la oficina del secretario del condado dentro de los 30 días del inicio del mandato. Una vez presentados el juramento y la fianza, la comisión prorrogada por la Orden Ejecutiva N-63-20 y la Orden Ejecutiva N-71-20 deja de estar activa.
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Un notario público se define como un funcionario público designado por el Estado para ayudar a las personas a autentificar su identidad y mitigar el riesgo de fraude. Estas personas prestan Juramento, que es un juramento de cargo para cumplir con sus obligaciones verificando la autenticación de documentos con su propia firma. Esto se hace aprovechando el conocimiento personal y obteniendo pruebas satisfactorias. Su misión es presenciar el proceso de firma de los documentos.
Su trabajo consiste en garantizar que la identidad del firmante es auténtica, que el firmante está dispuesto a firmar el documento en cuestión y que conoce la siguiente declaración de la transacción o documento.
Una vez que el notario verifica el nombre de la persona, el contenido de los documentos, la persona que firma el documento, y la firma oficial o huella digital, se le da un certificado notarial que pegan el documento. Es importante que se garantice la presencia física del notario público en el momento de la firma. El notario autentifica el documento mediante un sello notarial.